СОСТАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Подготовке делового письма или ответа на деловое письмо предшествует предварительное изучение существа вопроса, для чего осуществляются:

  • сбор достаточной информации;
  • исследование соответствующего вопроса;
  • применение законодательства по существу излагаемого текста;
  • анализ предыдущих обращений касающихся составляемого письма и поступивших ответов на них;
  • подготовку и написание проекта текста письма;
  • согласование проекта с клиентом;
  • составление текста делового письма;
  • направление письма адресату.

Составление деловых писем способствует сглаживанию острых углов во взаимоотношениях с контрагентами, становлению серьезных и уважительных отношений.

Деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

Текст делового письма, состоит из центрального элемента структуры послания, то, ради чего оно пишется и благодаря чему составляет известную ценность для адресата, а также вспомогательного элемента, предваряющего и завершающего информационную составляющую письма. С информационной точки зрения вспомогательный элемент  послания является менее значимым, чем центральный, однако без него создать сколько-нибудь удовлетворительный вариант содержания письма не представляется возможным.

Деловые письма следует писать особым стилем, известным как служебно-деловой (официально-деловой), представляющим собой функциональную разновидность русского языка и предназначенным для использования в процессе управления организацией, в т.ч. посредством письменной служебно-деловой коммуникации (переписки).

Составление деловых писем, ответов на деловые письма должно осуществляться с учетом следующих требований, предъявляемым к деловому стилю:

  1. Нейтральный тон изложения.
  2. Стандартизация изложения.
  3. Использование устойчивых (шаблонных) языковых форм.
  4. Минимальное использование ссылок на законодательную базу.
  5. Точность и определенность формулировок.
  6. Лаконичность, краткость изложения текста.
  7. Четкое изложение мысли.
  8. Преобладание простых распространенных предложений.

Классифицируя письма по содержанию и назначению можно обозначить следующие основные виды:

  • письма-просьбы;
  • письма-предложения (оферты);
  • письма-ответы;
  • гарантийные письма;
  • письма-рекламации (претензии);
  • письма-сообщения;
  • письма-запросы;
  • письма-заявления;
  • письма-подтверждения;
  • письма-дополнения;
  • информационные письма;
  • сопроводительные письма;
  • письма-отказы.

Также существуют соответствующие стандарты, распространяющие свое действие на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Указанный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.